Blick auf ein Dokument

Datenschutzhinweis – Videokonferenzen mit zoom.us

Hinweise zur Datenverarbeitung bei Nutzung von Zoom

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Einsatz von Zoom. Zoom ist ein Dienst zum Durchführen von Videokonferenzen, Online-Besprechungen, Chats und mobiler Zusammenarbeit, der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Familienforum Markdorf e.V. im Mehrgenerationenhaus Markdorf
Spitalstraße 3
88677 Markdorf
Telefon: +49 (0) 7544 91 29 65
Fax: +49 (0) 7544 95 97 522
Mail: info@mgh-markdorf.de

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen oder die App von Zoom nutzen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Informationen zur Datenverarbeitung durch Zoom erhalten Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html 

Datenschutzbeauftragter

An den Datenschutzbeauftragten c/o
Familienforum Markdorf e.V. im Mehrgenerationenhaus Markdorf
Spitalstraße 3
88677 Markdorf
Telefon: +49 (0) 7544 91 29 65
Fax: +49 (0) 7544 95 97 522
Mail: datenschutz@mgh-markdorf.de 

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Das Familienforum Markdorf e.V. hat sich dafür entschieden, Online-Veranstaltungen, Beratungsleistungen  und virtuelle Meetings mit Zoom zu realisieren, um so  den Betrieb (Online-Angebote, interne und externe Besprechungen) so gut wie möglich gewährleisten zu können.

Damit Sie an Zoom-Meetings teilnehmen können, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Teilweise ist die Datenverarbeitung für die Teilnahme zwingend erforderlich, andere personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn Sie Angaben zu den Daten vor oder während eines Zoom-Meetings machen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

  • Für die Teilnahme an Online-Angeboten: Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistung  (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
  • Für die Teilnahme an Beratungsleistungen: Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erfüllung der rechtlich geschuldeten Leistung  (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
  • Für Beschäftigte und Bewerber: Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG)
  • Soweit Zoom freiwillig genutzt wird, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Datenschutzfreundliche Konfiguration

Wir sind bemüht den Dienst so datensparsam wie möglich einzusetzen und haben daher folgende Konfiguration vorgenommen. Die Konfiguration kann durch einen Gastgeber geändert werden. Um Missbrauch zu vermeiden, werden die Gastgeberinnen und Gastgeber im Umgang mit dem Dienst zoom.us unterwiesen.

Aufzeichnung von Meetings

Die Aufzeichnung  von Meetings ist  deaktiviert. Sofern ein Zoom Meeting aufgezeichnet werden soll, holen wir vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Diese Einwilligung wird direkt vor Beginn des Meetings über Zoom oder E-Mail eingeholt. Die Einwilligung ist freiwillig. Ein Widerruf der Einwilligung hat keine negativen Auswirkungen auf das Vertragsverhältnis. Sofern Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen, haben Sie keine Möglichkeit im Anschluss eine Aufzeichnung des veranstalteten Meetings abzurufen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Freigabe des Bildschirms

Die Freigabe des Bildschirms ist nur dem Gastgeber gestattet. Teilnehmerinnen und Teilnehmer können den Inhalt ihres Bildschirms nicht freigeben.

Speicherung von Chats

Die Speicherung von Chats ist deaktiviert um eine Weitergabe der Daten an Dritte zu unterbinden oder zumindest zu erschweren.

Aktivierte Verschlüsselung

Zoom verwendet zur Sicherung der Vertraulichkeit Verschlüsselungsverfahren, wir verzichten dabei allerdings auf eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Die Schlüssel werden in der Cloud gespeichert. Damit ist es Dritten die Zugang zur Cloud haben, theoretisch möglich die Videokonferenz zu mitzuverfolgen. Diese Konfiguration ist dem Umstand geschuldet, dass nur auf diese Weise eine Teilnahme an einem Meeting per Webbrowser, also ohne Installation eines Zoom-Clients möglich ist.

Speicherdauer

Soweit möglich haben wir Einstellungen in Zoom vorgenommen, welche die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten auf ein Minimum reduzieren. Sollte im Einzelfall eine Aufzeichnung eines Zoom-Meetings durch den Gastgeber erfolgen, holen wir zuvor Ihr Einverständnis ein. Die Aufzeichnung wird nach Fortfall des Zwecks, spätestens aber nach Ablauf eines Monats, gelöscht. Zoom speichert als Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten solange, wie Sie zur Erbringung der technischen Leistung und Ihrer Abrechnung erforderlich sind.

Begrenzung der Upload-Größe einer Datei

Die Größe einer zum Upload vorgesehenen Datei ist auf 10 Mb begrenzt.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional),
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Bildschirmaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben während eines Meetings die Möglichkeit die Chat Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. 
  • Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom angeschlossenen und aktivierten Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer angeschlossenen und aktivierten Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stumm schalten.
  • Um an einem „Online-Meeting“ teilnehmen zu können  bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie Angaben zu Ihrem Namen machen.

Datenübermittlung und Empfänger

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, außer die Weitergabe ist im Rahmen der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich oder Sie haben uns vorab ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt.

Notwendigerweise werden Ihre personenbezogenen Daten an Zoom (Zoom Video Communications Inc, 55 Almaden Boulevard, Suite 400, 500, 600, San Jose, CA 95113) übermittelt. 

Wir setzen Zoom als externen Dienstleister ein und stellen im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO sicher, dass Zoom die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhält. Zoom verarbeitet personenbezogene Daten auch außerhalb der EU/ des EWR und somit in sogenannten Drittländern. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist bei der Datenübermittlung in Drittländer zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.

Ihre Rechte als Betroffene und Betroffener

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten

  • Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Übertragbarkeit der Daten.
  • Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogener Daten.
  • Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
  • Sie haben zudem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Änderung dieses Datenschutzhinweises

Wir aktualisieren diese Informationen zur Datenverarbeitung regelmäßig, wenn Änderungen der Datenverarbeitung eintreten oder andere Gründe eine Änderung erforderlich machen.

Zuletzt aktualisiert: 16. März 2021